Como sabes, la firma electrónica se está convirtiendo en una tecnología cada vez más relevante para las empresas modernas, particularmente ahora que el trabajo remoto tuvo tanto auge como resultado de la pandemia. Por ese motivo, firmar contratos de manera electrónica es una gran ventaja para mantener negocios en todos los segmentos de mercado. Históricamente las compañías requerían la presencia de los firmantes y sus firmas manuscritas para que se concluyeran. Además de un intercambio en persona, estos procesos incluían impresoras, escáneres, papel y pluma, tráfico de sobres y muchas otras etapas innecesarias e improductivas.

En pleno siglo XXI, la firma electrónica es capaz de simplificar los procesos tradicionales en los negocios ya que sirve para formalizar un documento y garantizar su total integridad, asegurando no ha sido modificado y es confiable. Por ese motivo te compartimos las 8 ventajas del uso de firma electrónica en los negocios entre las que destacan:

1. Reducción de costos: Una oficina que reduce o elimina la producción de papel, disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso, lo que hace una gran diferencia en el resultado final, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas.
2. Organización: La gestión de documentos es más eficiente. En primer lugar, por el ahorro de tiempo, ya que las organizaciones pierden velocidad en sus procesos al imprimir, rubricar, enviar o buscar documentos en sus archivos físicos. De igual manera, ayuda para que las oficinas y equipos sean más organizados, ya que todos los documentos son almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad, sólo una búsqueda en línea es necesaria para recuperar un documento e inmediatamente revisarlo. De esta manera, no existe pérdida de tiempo ni dinero y, a la vez, se tiene un respaldo.
3. Interoperabilidad: Esto se refiere a que la firma electrónica permita la interconexión con los sistemas internos de la organización para la administración de los documentos firmados, tales como CRMs (Customer Relationship Management), ERPs (Enterprise Resource Planning), CLMs (Contrat Lifecycle Management), o cualquier otro sistema o plataforma que la organización requiera operar en conjunto con la plataforma de firma electrónica a utilizar.
4. Movilidad: Que al firmar un contrato digitalmente se tenga acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de cualquier tipo de dispositivo como una computadora, tableta o laptop, por consiguiente, que sea más práctico que tener un documento en papel, pues se envía directamente al correo del firmante y se puede reenviar a conveniencia de la empresa.
5. Seguridad: A diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados. Los sistemas de protección digital son altamente eficaces y totalmente confiables, razón por la cual esta certificación se destaca sobre todo por su fiabilidad. Cuando se firma un acuerdo con DocuSign, se aplica un mecanismo conocido como “hash”. Un hash es similar a una huella digital, que es única. Si hay algún cambio en el documento después de que se haya firmado, el hash se romperá y podrás saber si se ha modificado un documento.
6. Aumento de productividad de la empresa: Permite reducir las etapas burocráticas para ejecutar solicitudes o recibirlas en las organizaciones. Al simplificar el proceso de autenticación, es posible acelerar los procesos y tareas para producir mayor cantidad de dividendos y proporcionar mayores resultados al negocio.
7. Mejorar la experiencia del usuario: También se mejora significativamente el servicio al cliente por parte de las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios y acelerar los trámites con sus clientes.
8. Eliminación del papel: Cada vez más se llevan a cabo acciones sostenibles en las organizaciones por lo que esta preocupación está siendo abordada con acciones puntuales como la reducción del uso excesivo del papel en sus operaciones. La firma electrónica está cambiando la forma en que se hacen las transacciones y debido al uso que se le está dando alrededor del mundo, es una respuesta para reducir el consumo innecesario de papel y proteger al medio ambiente.

Por estas razones, la tecnología de firmas electrónicas de DocuSign puede ayudar a fomentar una mayor confianza, eficiencia y rapidez al enviar un documento. Finalmente, DocuSign recomienda la adopción de la firma electrónica para todo tipo de acuerdos que en esta época se requiera llevar a cabo sin poner en peligro de salud a los firmantes, y sin dilatar los procesos de firma, como se tendría que hacer de forma tradicional en papel y con la pérdida de tiempo en todos los procesos de negocio debido a los trámites burocráticos.

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